Dịch vụ làm hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu vào Việt Nam

Mỹ phẩm nhập khẩu muốn được lưu thông hợp pháp tại Việt Nam phải thực hiện thủ tục công bố sản phẩm theo quy định. Đây là bước pháp lý quan trọng đối với doanh nghiệp nhập khẩu, chủ sở hữu thương hiệu và đơn vị chịu trách nhiệm phân phối mỹ phẩm trên thị trường.

Tuy nhiên, quá trình chuẩn bị hồ sơ thường phát sinh nhiều khó khăn như giấy ủy quyền chưa đúng nội dung, Giấy chứng nhận lưu hành tự do chưa hợp lệ, công thức sản phẩm khai báo không thống nhất hoặc Phiếu công bố ghi sai thông tin. Dịch vụ làm hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu giúp doanh nghiệp hoàn thiện thủ tục đúng quy định, hạn chế việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ và tiết kiệm thời gian triển khai sản phẩm.

Nội dung

Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là gì?

Công bố mỹ phẩm nhập khẩu là thủ tục mà tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường thực hiện trước khi lưu hành mỹ phẩm tại Việt Nam.

Sau khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Số tiếp nhận thể hiện cơ quan quản lý đã tiếp nhận hồ sơ công bố, nhưng không có nghĩa là cơ quan nhà nước chứng nhận sản phẩm tuyệt đối an toàn hoặc đạt mọi tiêu chuẩn chất lượng.

Doanh nghiệp đứng tên công bố vẫn phải chịu trách nhiệm về tính an toàn, chất lượng, hiệu quả và nội dung thông tin của sản phẩm khi đưa ra thị trường.

Mỹ phẩm nhập khẩu có bắt buộc phải công bố không?

Có. Tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa mỹ phẩm ra thị trường chỉ được phép lưu thông sản phẩm sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm.

Một số nhóm sản phẩm thường phải thực hiện công bố gồm:

Kem dưỡng da, serum và tinh chất chăm sóc da;
Sữa rửa mặt, toner và sản phẩm tẩy trang;
Son môi, phấn, kem nền và sản phẩm trang điểm;
Dầu gội, dầu xả và sản phẩm chăm sóc tóc;
Nước hoa và sản phẩm tạo mùi;
Kem chống nắng;
Sản phẩm làm sạch, chăm sóc móng;
Sản phẩm vệ sinh và chăm sóc cơ thể;
Các sản phẩm khác được xác định là mỹ phẩm theo công dụng và cách sử dụng.

Việc xác định một sản phẩm có thuộc nhóm mỹ phẩm hay không cần căn cứ vào thành phần, dạng sản phẩm, vị trí sử dụng và công dụng được công bố. Những sản phẩm có nội dung điều trị, chữa bệnh hoặc tác động vượt quá phạm vi của mỹ phẩm có thể không được tiếp nhận dưới dạng hồ sơ công bố mỹ phẩm.

Điều kiện để doanh nghiệp đứng tên công bố mỹ phẩm

Tổ chức, cá nhân đứng tên công bố phải có tư cách pháp lý phù hợp và được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền đưa sản phẩm ra thị trường Việt Nam.

Thông tin về doanh nghiệp, nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm và đơn vị được ủy quyền phải được thể hiện thống nhất trong toàn bộ hồ sơ. Trường hợp có nhiều nhà sản xuất, nhiều địa điểm sản xuất hoặc nhiều công đoạn sản xuất, hồ sơ cần khai báo đầy đủ theo thực tế.

Doanh nghiệp cũng phải bảo đảm sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về thành phần mỹ phẩm, giới hạn chất cấm, chất hạn chế sử dụng và các nguyên tắc quản lý mỹ phẩm đang áp dụng tại Việt Nam.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu gồm những gì?

Theo thủ tục hành chính được Bộ Y tế công bố, hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu về cơ bản gồm các tài liệu sau:

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Phiếu công bố được lập theo mẫu hiện hành, trong đó thể hiện các nội dung chính như:

Tên sản phẩm;
Dạng sản phẩm;
Mục đích sử dụng;
Thông tin nhà sản xuất;
Thông tin chủ sở hữu sản phẩm;
Thông tin doanh nghiệp chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường;
Danh sách thành phần;
Cam kết của tổ chức, cá nhân đứng tên công bố.

Từ ngày 18/8/2025, việc lập Phiếu công bố thực hiện theo mẫu và hướng dẫn được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư 34/2025/TT-BYT.

2. Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm lập, ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam được phân phối và chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường.

Nội dung giấy ủy quyền cần thể hiện đầy đủ thông tin các bên, phạm vi ủy quyền, nhãn hàng hoặc sản phẩm được ủy quyền và thời hạn ủy quyền.

Đối với giấy tờ được cấp ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu về chứng thực chữ ký và hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Giấy chứng nhận lưu hành tự do – CFS

CFS là tài liệu do cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp, xác nhận sản phẩm được phép lưu hành tự do tại quốc gia đó.

Doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra:

Cơ quan cấp CFS;
Tên và thông tin sản phẩm;
Tình trạng hiệu lực;
Hình thức chứng nhận;
Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự;
Sự thống nhất giữa CFS và các tài liệu còn lại.

4. Tài liệu hỗ trợ kiểm tra hồ sơ

Tùy từng sản phẩm, đơn vị tư vấn có thể đề nghị doanh nghiệp cung cấp thêm:

Công thức thành phần đầy đủ;
Nhãn gốc và hình ảnh bao bì;
Tài liệu mô tả công dụng;
Thông tin nhà sản xuất;
Danh sách màu hoặc mã màu;
Tài liệu giải trình về thành phần;
Hồ sơ của các sản phẩm cùng dòng hoặc cùng bộ sản phẩm.

Các tài liệu này giúp kiểm tra sự thống nhất của hồ sơ và hạn chế rủi ro bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Quy trình thực hiện dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Bước 1: Tiếp nhận thông tin sản phẩm

Đơn vị dịch vụ tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp, thương hiệu, nước sản xuất, nhà sản xuất, chủ sở hữu, thành phần và công dụng dự kiến của sản phẩm.

Bước 2: Kiểm tra điều kiện và thành phần

Chuyên viên rà soát:

Tư cách của đơn vị đứng tên công bố;
Nội dung và hình thức của giấy ủy quyền;
Tính hợp lệ của CFS;
Danh sách thành phần;
Tên sản phẩm và công dụng;
Sự thống nhất giữa các tài liệu.

Việc kiểm tra từ đầu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các thành phần hoặc nội dung công dụng có nguy cơ không phù hợp.

Bước 3: Hướng dẫn hoàn thiện giấy tờ nước ngoài

Doanh nghiệp được hướng dẫn điều chỉnh giấy ủy quyền, xin cấp CFS, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự hoặc bổ sung thông tin còn thiếu.

Bước 4: Soạn Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Chuyên viên lập Phiếu công bố theo mẫu hiện hành, chuẩn hóa tên thành phần và điền đầy đủ thông tin của sản phẩm, nhà sản xuất, chủ sở hữu và đơn vị chịu trách nhiệm tại Việt Nam.

Bước 5: Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu được nộp tới Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế theo phương thức và hệ thống tiếp nhận hồ sơ đang được áp dụng. Theo thông tin thủ tục hành chính của Bộ Y tế, hồ sơ nhập khẩu thuộc thẩm quyền giải quyết của Cục Quản lý Dược.

Bước 6: Theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung

Đơn vị dịch vụ theo dõi tình trạng hồ sơ, tiếp nhận phản hồi và phối hợp với doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Bước 7: Bàn giao kết quả

Sau khi được cấp số tiếp nhận, kết quả được bàn giao cho doanh nghiệp để phục vụ hoạt động nhập khẩu, phân phối và lưu thông sản phẩm.

Thời gian công bố mỹ phẩm nhập khẩu mất bao lâu?

Theo thủ tục hành chính được Bộ Y tế công bố, thời hạn giải quyết được ghi nhận là 5 ngày kể từ khi hồ sơ đáp ứng yêu cầu. Trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung, thời gian thực tế sẽ kéo dài tương ứng với quá trình doanh nghiệp hoàn thiện tài liệu.

Tổng thời gian thực hiện còn phụ thuộc vào:

Thời gian xin giấy ủy quyền;
Thời gian xin cấp CFS;
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự;
Số lượng sản phẩm;
Mức độ phức tạp của công thức;
Tính thống nhất giữa các tài liệu;
Yêu cầu sửa đổi, bổ sung của cơ quan tiếp nhận.

Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm, đặc biệt khi sản phẩm dự kiến nhập khẩu theo kế hoạch ra mắt hoặc chiến dịch bán hàng cụ thể.

Những lỗi thường gặp khi công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Giấy ủy quyền không đúng nội dung

Giấy ủy quyền thiếu phạm vi phân phối, thiếu thông tin bên được ủy quyền, không ghi rõ nhãn hàng hoặc chưa đáp ứng yêu cầu về chứng nhận có thể khiến hồ sơ phải bổ sung.

CFS không hợp lệ

CFS có thể bị từ chối nếu thông tin sản phẩm không rõ ràng, không xác định được cơ quan cấp, hết hiệu lực hoặc chưa hoàn thành thủ tục chứng nhận cần thiết.

Thành phần khai báo không chính xác

Tên thành phần cần được chuẩn hóa và khai báo thống nhất. Việc thiếu thành phần, sai tên hoặc sai tỷ lệ đối với thành phần có giới hạn sử dụng có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý.

Công dụng mang tính điều trị

Mỹ phẩm không được thể hiện công dụng như thuốc. Các nội dung như điều trị, chữa khỏi, tái tạo cấu trúc cơ thể hoặc xử lý bệnh lý có thể không phù hợp với bản chất của sản phẩm mỹ phẩm.

Thông tin giữa các tài liệu không thống nhất

Tên doanh nghiệp, địa chỉ, tên sản phẩm, nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu khác nhau giữa Phiếu công bố, CFS và giấy ủy quyền là nguyên nhân phổ biến dẫn đến yêu cầu giải trình.

Phân nhóm sản phẩm chưa phù hợp

Không phải mọi sản phẩm cùng nhãn hiệu đều có thể kê khai chung trong một Phiếu công bố. Việc gộp hoặc tách sản phẩm phải căn cứ vào dạng sản phẩm, công thức, tên gọi và hướng dẫn lập phiếu hiện hành.

Nội dung dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Dịch vụ có thể bao gồm:

Tư vấn điều kiện đứng tên công bố;
Xác định sản phẩm có thuộc nhóm mỹ phẩm;
Kiểm tra thành phần và công dụng;
Kiểm tra giấy ủy quyền;
Kiểm tra CFS;
Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự;
Soạn Phiếu công bố;
Đại diện nộp hồ sơ;
Theo dõi tiến độ xử lý;
Soạn hồ sơ sửa đổi, bổ sung;
Bàn giao số tiếp nhận;
Tư vấn nhãn phụ mỹ phẩm;
Tư vấn hồ sơ thông tin sản phẩm;
Tư vấn quy định quảng cáo và lưu thông mỹ phẩm.

Phạm vi công việc cụ thể được xác định dựa trên số lượng sản phẩm, quốc gia xuất khẩu và tình trạng tài liệu doanh nghiệp đã có.

Vì sao nên sử dụng dịch vụ làm hồ sơ công bố mỹ phẩm?

Hạn chế hồ sơ bị trả lại

Hồ sơ được kiểm tra trước khi nộp, giúp phát hiện sớm lỗi về giấy ủy quyền, CFS, công thức và thông tin sản phẩm.

Tiết kiệm thời gian

Doanh nghiệp không phải tự nghiên cứu toàn bộ biểu mẫu, cách khai báo và quy trình xử lý hồ sơ.

Kiểm soát rủi ro pháp lý

Đơn vị tư vấn hỗ trợ đánh giá thành phần, công dụng và nội dung tài liệu trước khi sản phẩm được đưa ra thị trường.

Theo dõi hồ sơ xuyên suốt

Doanh nghiệp được cập nhật tình trạng hồ sơ và hỗ trợ xử lý khi phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Hỗ trợ sau công bố

Sau khi có số tiếp nhận, doanh nghiệp vẫn có thể cần tư vấn về nhãn hàng hóa, hồ sơ thông tin sản phẩm, quảng cáo, thay đổi thông tin hoặc công bố lại.

Chi phí công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Chi phí thực hiện phụ thuộc vào:

Số lượng sản phẩm;
Số lượng Phiếu công bố;
Tình trạng giấy ủy quyền và CFS;
Quốc gia cấp tài liệu;
Số lượng nhà sản xuất;
Mức độ phức tạp của công thức;
Nhu cầu dịch thuật, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự;
Phạm vi công việc doanh nghiệp ủy quyền.

Báo giá nên được lập sau khi đơn vị dịch vụ kiểm tra sơ bộ hồ sơ. Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá thể hiện rõ lệ phí nhà nước, phí dịch vụ và các chi phí phát sinh dự kiến.

Thông tin doanh nghiệp cần cung cấp

Để được kiểm tra và báo giá, doanh nghiệp có thể chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Tên và hình ảnh sản phẩm;
Danh sách thành phần;
Thông tin nhà sản xuất;
Thông tin chủ sở hữu thương hiệu;
Giấy ủy quyền, nếu đã có;
CFS, nếu đã có;
Nhãn gốc hoặc thiết kế bao bì;
Số lượng sản phẩm cần công bố;
Thời gian dự kiến nhập khẩu.

Câu hỏi thường gặp

Một Phiếu công bố có thể kê khai nhiều sản phẩm không?

Một số sản phẩm có thể được kê khai trong cùng một phiếu khi đáp ứng điều kiện theo hướng dẫn lập Phiếu công bố. Việc gộp sản phẩm cần được kiểm tra dựa trên công thức, dạng sản phẩm, màu sắc, mùi và cách đặt tên.

Công bố mỹ phẩm có phải là giấy phép lưu hành không?

Kết quả của thủ tục là số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Đây không phải giấy chứng nhận của cơ quan nhà nước về tính an toàn hoặc hiệu quả của sản phẩm. Doanh nghiệp đứng tên công bố vẫn chịu trách nhiệm về sản phẩm khi lưu thông trên thị trường.

Chưa có CFS có nộp hồ sơ được không?

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, CFS là một trong các thành phần cơ bản của hồ sơ. Doanh nghiệp nên hoàn thiện tài liệu này trước khi nộp, trừ trường hợp pháp luật có quy định hoặc cơ chế miễn áp dụng phù hợp với sản phẩm cụ thể.

Có phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền và CFS không?

Yêu cầu phụ thuộc vào loại tài liệu, nước cấp và điều ước quốc tế áp dụng. Cần kiểm tra từng trường hợp trước khi sử dụng tài liệu tại Việt Nam.

Thay đổi tên hoặc địa chỉ doanh nghiệp có phải công bố lại không?

Việc xử lý phụ thuộc vào nội dung thay đổi và quy định tại thời điểm thực hiện. Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ ngay khi thay đổi tên, địa chỉ, nhà sản xuất, chủ sở hữu hoặc thông tin sản phẩm.

Sau khi công bố có được quảng cáo ngay không?

Công bố sản phẩm và quảng cáo là các vấn đề pháp lý khác nhau. Nội dung quảng cáo phải phù hợp với tính năng của mỹ phẩm, hồ sơ sản phẩm và quy định về quảng cáo. Doanh nghiệp không nên sử dụng từ ngữ khiến mỹ phẩm bị hiểu là thuốc hoặc có tác dụng điều trị bệnh.

Dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trọn gói

Với quy trình kiểm tra hồ sơ chặt chẽ, dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn rà soát tài liệu nước ngoài đến khi nhận số tiếp nhận Phiếu công bố.

Doanh nghiệp được tư vấn rõ ràng về:

Điều kiện thực hiện;
Thành phần hồ sơ;
Nội dung cần chỉnh sửa;
Thời gian dự kiến;
Chi phí thực hiện;
Trách nhiệm sau khi sản phẩm được công bố.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu không chỉ giúp rút ngắn quá trình xử lý mà còn tạo nền tảng pháp lý an toàn cho hoạt động nhập khẩu, phân phối và phát triển thương hiệu mỹ phẩm tại Việt Nam.

Liên hệ tư vấn công bố mỹ phẩm nhập khẩu

Quý doanh nghiệp đang chuẩn bị nhập khẩu mỹ phẩm hoặc gặp khó khăn khi hoàn thiện giấy ủy quyền, CFS và Phiếu công bố, vui lòng liên hệ để được kiểm tra hồ sơ và tư vấn phương án thực hiện phù hợp.

Lưu ý: Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo. Quy định, biểu mẫu và quy trình tiếp nhận hồ sơ có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành và tình trạng thực tế của từng sản phẩm trước khi thực hiện.